Puisque désormais j’ajoute la vidéo aux contenus écrits, voici tout d’abord une petite vidéo d’introduction aux publipostages. Le texte présent sous la vidéo reprend à peu près le même contenu, vous pouvez donc choisir votre format préféré entre ma douce voix et ma plume (ou mon clavier…).
Un publipostage est un envoi groupé à une liste d’adresses. On veut envoyer le même courrier papier ou électronique à un certain nombre de gens, mais en adaptant ce courrier à leur nom, adresse, etc. mais aussi à quelques éventuels paramètres supplémentaires (un montant de facture, par exemple).
On part donc généralement de 2 éléments : une base de données d’adresses et un type de document.
La base de données est essentielle et doit être la plus propre possible : une base de données propre, c’est une base très “carrée” sans trous ni exception, toutes les colonnes de toutes les lignes sont remplies et pertinentes. Les lignes contiennent les individus et les colonnes les rubriques (nom, prénom, adresse, etc.). La première ligne contient des désignations (courtes !) de ces éléments pour qu’on puisse les rappeler dans le document. C’est toujours une bonne idée de commencer par parcourir cette base, même (et surtout !) quand elle est faite par quelqu’un d’autre.
Dans Word, vous devrez très vite choisir le type de document que vous voulez faire:
- Lettres, si vous faites une lettre à multiples destinataires
- Enveloppes, si vous imprimez directement sur des enveloppes
- Etiquettes, si vous imprimez des étiquettes (d’adresses ou simplement de nom, par exemple pour faire des badges)
- Annuaire, si vous souhaitez faire une liste ou un répertoire des noms ou adresses (contrairement aux lettres types qui seront séparées)
Une fois votre type de document défini, vous allez devoir Sélectionner des destinataires Dans Word, vous avez les choix suivants :
- Créer une liste
Si vous n’avez pas encore de base et voulez la créer dans Word (à mon avis une mauvaise idée) - Utiliser une liste existante
Pour aller chercher un fichier qui contient vos noms, adresses, etc. Cela peut être un fichier Excel, Access, csv, et pas mal d’autres types. - Choisir dans les contacts Outlook
Pour utiliser votre carnet d’adresses Outlook - Contacts Apple
Pour utiliser votre d’adresse de l’application Contacts sur votre Mac - Filemaker Pro
Si votre base est dans Filemaker Pro
Si vous partez de rien, je vous conseille de faire un tableau simple dans Excel pour votre base: nom, prénom, adresse, NPA, localité.
Vous pouvez filtrer, c’est-à-dire choisir si vous voulez toute votre base de données ou seulement une partie.
Une fois votre base liée, vous allez insérer des champs, c’est-à-dire définir où vous voulez le nom, le prénom, l’adresse, etc. Vous faites cela par un glisser-déposer des champs. Les noms des champs sont les en-têtes de nos colonnes.
Après avoir placé les champs, ont peut parcourir ce que ça donne avec chaque individu de la base, pour voir par exemple s’il n’y a pas de mauvaise surprise à cause d’un élément trop long ou vide de notre base.
Enfin, il faut choisir la destination de ce publipostage :
- Imprimer les documents
Dans le cas où on veut conserver un document court lié aux adresses, et simplement imprimer les pages. C’est le cas dans lequel on pourrait vouloir changer des éléments de la base de données. - Modifier des documents individuels
Crée un second document avec les éléments fusionnés dedans. Si on a fait une lettre avec une base de 20 adresses, Word crée un document avec 20 lettres séparées par des sauts de section. Ce document n’est plus lié à la base de données, si je veux modifier un nom ou une adresse, je dois aller dans le document directement.